Fahrtenbücher richtig führen
Die fünf Todsünden beim Fahrtenbuch
Die Finanzverwaltung kennt beim Fahrtenbuch kein Pardon und beharrt auf
strengen Aufzeichnungsvorschriften (R 31 Abs. 9 LStR). Nun zeigt die
Praxis, dass nicht alle Mitarbeiter ihr Fahrtenbuch so akribisch führen,
wie sich das ein Finanzbeamter vorstellt. Da werden Aufzeichnungen
nachgetragen, unlesbare Kürzel verwendet oder einfach nur „Kundenbesuch
eingetragen. Das mag zwar aufgrund der beruflichen Belastung verständlich
sein, wird aber bei der nächsten Lohnsteuerprüfung teuer.
Schon bei Kleinigkeiten kann der Betriebsprüfer das Fahrtenbuch
verwerfen. Statt der tatsächlichen Kosten für die privaten Fahrten wird
dann der pauschale Wert nach der 1%-Methode als geldwerter Vorteil
angesetzt. Den späteren Nachweis der beruflichen Fahrten, z.B. anhand
eines Terminkalenders, lehnt die Finanzverwaltung mit der Begründung ab,
es fehle an der „zeitnahen“ Aufzeichnung im Fahrtenbuch.
Fünf Todsünden
Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie Ihre Mitarbeiter ausdrücklich
auf die Anforderungen hinweisen, die ein „finanzamtsfestes“ Fahrtenbuch
erfüllen muss. Im einzelnen vermeiden Sie folgende Fallstricke:
• Das nachgeschriebene Fahrtenbuch:
Immer die gleiche Schrift und der gleiche Stift: Ein sicheres Indiz für
ein „nachgeschriebenes“ Fahrtenbuch. Besonders peinlich: Rechenfehler bei
den Entfernungen oder Kilometerständen, die sich über Wochen
hinwegschleppen. Fahrtenbücher, die täglich erstellt werden, zeigen
unterschiedliche Schriftzüge und wechselnde Stifte, Rechenfehler werden
innerhalb weniger Tage korrigiert.
• Das Montagssyndrom:
Während des Wochenendes beträgt die Fahrleistung nur wenige Kilometer. Am
darauffolgenden Montag oder Dienstag tauchen überraschend weite oder
ungenaue berufliche Fahrten auf.
• Differenzen bei den Kilometerständen
Ob das Fahrtenbuch mit der Wirklichkeit übereinstimmt, lässt sich leicht
anhand der Kilometerangaben auf Inspektionsrechnungen nachprüfen. Die
Fahrt zur Werkstatt sollte peinlich genau eingetragen sein. Vorsicht: Das
Fehlen derartiger Kilometerstände auf den Werkstattrechnungen macht den
Prüfer erst recht misstrauisch. Notfalls lässt sich der Prüfer den
TÜV-Bericht vorlegen.
• Die Prüferphantasie unterschätzen
Bei der Überprüfung des Fahrtenbuches schaut sich der Prüfer im Zweifel
noch andere Unterlagen an. Dazu gehören Reparaturaufträge, Tankbelege,
Autobahngebühren und Strafzettel. Wer sich von seinem Arbeitgeber die
Kosten für die Autobahnvignette in die Schweiz oder das „Pikerl“ in
Österreich ersetzen lässt, laut Fahrtenbuch aber nie in diesen Ländern
war, muss sich nicht wundern, wenn der Prüfer das Fahrtenbuch verwirft.
Sehr informativ: Tankbelege auswärtiger Tankstellen mit Datum vom
Wochenende, Feiertagen oder während der Urlaubszeit des Mitarbeiters.
• Einkaufs- und Urlaubsfahrten fehlen
Selbst wenn daheim noch ein weiteres privates Fahrzeug zur Verfügung
steht: Es ist schlicht unglaubwürdig, dass der Dienstwagen nicht einmal zu
kleineren Einkaufs- und Ausflugsfahrten genutzt wird. Darin liegt ja
gerade der Sinn der Dienstwagenüberlassung. Vor allem bei größeren,
„familiengerechten“ Dienstwagen oder bei einem Wohnort auf dem Land wird
der Prüfer damit argumentieren, das Fehlen derartiger privater Fahrten
„widerspräche der allgemeinen Lebenserfahrung“.
