Die umsatzsteuerlich korrekte Rechnung

Welche Angaben Rechnungen auf jeden Fall enthalten müssen, regelt das Umsatzsteuergesetz. Fehlt auch nur eine dieser Angaben, geht der Vorsteuerabzug verloren. Das Finanzamt achtet bei Betriebsprüfungen verstärkt darauf, ob alle Rechnungen formell in Ordnung sind.

Wer Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringt, muss laut § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung darüber ausstellen. Ansonsten droht sogar eine Ordnungsstrafe von bis zu 5.000 Euro.

Welche zwölf Angaben eine Rechnung enthalten muss und was bei einer Rabatt- und Skontoregelungen sowie bei der elektronischen Rechnung gilt, wird nachstehend erläutert.

Verpflichtungen zur Ausstellung

Diese Verpflichtung zur Rechnungsausstellung besteht in gleicher Weise auch bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Auch in einem solchen Fall muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten ausgestellt und übersandt werden. Anders liegt die Sache nur dann, wenn anderweitige Leistungen an Privatpersonen oder an Unternehmer für deren Privatbereich erbracht werden. Dann kann zwar eine Rechnung ausgestellt werden, muss aber nicht.

Da nicht immer leicht festzustellen ist, ob es sich beim Rechnungsempfänger um einen Privat- oder um einen Geschäftskunden handelt, sollte am besten jede Rechnung grundsätzlich so ausgestellt werden, dass sie alle geforderten Angaben enthält. Das erspart im Fall der Fälle Zusatzarbeit fürs nachträgliche Ausstellen oder Korrigieren von Rechnungen.

Als Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG gilt dabei jedes Dokument, mit dem der Absender gegenüber dem Empfänger über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet. Es ist dabei zunächst weder eine besondere Form einzuhalten, noch muss das Dokument ausdrücklich als Rechnung gekennzeichnet sein. Aber Achtung: Falls ein Dokument ausdrücklich anders bezeichnet ist, etwa als Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Mahnung oder Kontoauszug, handelt es sich nicht um eine Rechnung.

Rechnungen sind auf Papier oder, falls der Empfänger zustimmt, auf elektronischem Weg zu übermitteln. Die Rechnung per Fax auf ein Standardfaxgerät gilt ebenfalls als elektronische Übermittlung. Bei Faxsendungen, bei denen der Empfänger die Faxsendung auf einem PC empfängt, ist eine elektronische Signatur nötig.

Es besteht nur dann ein Anspruch auf Vorsteuerabzug, wenn in der betreffenden Rechnung alle zwölf in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten sind. Fehlt auch nur eine einzige der dort aufgelisteten Angaben, geht dem Rechnungsempfänger die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug verloren.

Das Finanzamt achtet bei Betriebsprüfungen verstärkt darauf, ob alle Rechnungen formell in Ordnung sind. Schon ein Fehler reicht dem Betriebsprüfer gegebenenfalls, um die Vorsteuer entsprechend zu kürzen.

Unsere Empfehlung: Bei jeder Rechnung, die eingeht, sollte überprüft werden, ob darauf alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind. Andernfalls sollte unverzüglich eine korrigierte Rechnung angefordert werden. Bis zum Erhalt der berichtigten Rechnung sollte nur der Nettobetrag überwiesen werden – das spornt den Absender an, eine korrekte Rechnung möglichst zeitnah zu liefern.
Diese strengen Formvorschriften gelten allerdings lediglich für den Vorsteuerabzug, nicht jedoch für den Betriebsausgabenabzug. Wenn erkennbar ist, wer die Leistung erbracht hat (Name und Anschrift), sind bei einem betrieblichen Zweck die Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. Für den Betriebsausgabenabzug reichen auch Eigenbelege aus.

Die folgenden zwölf Angaben muss eine Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) auf jeden Fall enthalten, damit ein Vorsteuerabzug möglich ist:

1. Name und Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausführt
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers (betriebliche Anschrift)
3. Wahlweise: Entweder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer, die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt zugeteilt worden ist
4. das Ausstellungsdatum der Rechnung
5. eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
7. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (selbst dann, wenn er nicht vom Rechnungsdatum abweicht)
8. das Entgelt (Nettobetrag) bzw. die Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiunge
9. jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, wenn sie nicht von vornherein abgezogen wurde
10. den Hinweis auf eine vereinbarte Entgeltminderung wie etwa eine Rabatt- oder Bonusvereinbarung
11. den jeweils anzuwendenden Steuersatz oder einen Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt
12. den Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Entgelt entfällt oder einen Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt. Der Ausweis des Bruttobetrags ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber äußerst sinnvoll. Schließlich ist das ja der Betrag, den der Rechnungsempfänger zu bezahlen hat.

Für Rechnungen über kleine Beträge bis zu 150 Euro brutto sowie für Fahrausweise gelten Sonderregelungen.

Falls in einem Vertrag oder in einer Urkunde alle erforderlichen Angaben enthalten sind, ist ein solcher Vertrag oder eine solche Urkunde als Rechnung anzusehen, sodass eine zusätzliche Abrechnung nicht unbedingt erforderlich ist. So kann beispielsweise ein notarieller Kaufvertrag oder ein Miet- und Pachtvertrag eine Rechnung sein.

Eine Rechnung kann zudem auch aus mehreren einzelnen Dokumenten bestehen, wie es in § 31 Abs. 1 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) heißt. Bedeutsam ist dabei, dass nicht in jedem Dokument alle Angaben enthalten sein müssen. Vielmehr müssen die Dokumente insgesamt alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben ausweisen.

Bei der Verwendung von mehreren Dokumenten, die zusammen eine Rechnung ergeben, sind in einem dieser Dokumente
• mindestens das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst auszuweisen und
• alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen gesetzlich vorgeschriebenen Angaben ergeben.
Die Angaben müssen leicht und eindeutig feststellbar sein.

Beispiel: Herr Kramer hat einen Lieferschein erstellt, worin die gelieferte Ware, die Art der sonstigen Leistung und der Zeitpunkt der Lieferung enthalten sind. Wenn er dann in seiner Rechnung auf diesen Lieferschein hinweist, braucht er diese Angaben in der Rechnung nicht mehr zu wiederholen.

Achtung: Eine Rechnung darf zwar aus mehreren Dokumenten bestehen, die Umsatzsteuer darf aber nur in einem dieser Dokumente gesondert ausgewiesen sein. Bei einem mehrfachen Steuerausweis fordert der Fiskus alle ausgewiesenen Umsatzsteuerbeträge ein.

Bei Rabatt- oder Skontoregelungen sowie bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen gilt es, einige wichtige Punkte zu beachten. Sonst kann es Probleme bei der steuerlichen Geltendmachung geben.

Keine zusätzlichen Hinweise sind erforderlich, wenn eine Entgeltminderung bereits unmittelbar in der Rechnung enthalten, also „eingepreist“ und ausgewiesen ist.

Im Übrigen ist jede im Voraus getroffene Vereinbarung über eine Minderung des Entgelts wie etwa eine Rabatt- oder Bonusvereinbarung als Bestandteil der Rechnung anzusehen. Es muss dann auch in der Rechnung ein entsprechender Hinweis auf die vereinbarte Entgeltminderung erfolgen. Möglich sind zum Beispiel folgende Formulierungen:
• Es ergeben sich Entgeltminderungen aufgrund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.
• Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen.
• Es bestehen Rabatt- und Bonusvereinbarungen.
Derartige Angaben müssen leicht und einwandfrei nachprüfbar sein. Daher müssen beide Seiten die Vereinbarung in schriftlicher oder elektronisch übermittelter Form (dann mit Signatur) vorliegen haben. Die Vereinbarung ist auf Nachfrage des Finanzamts ohne Verzögerung vorzulegen.

Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe wie: „2% Skonto bei Zahlung bis zum 5.5.2010 bzw. innerhalb von 8 Tagen.“

Werden Skonto, Bonus oder Rabatt vom Rechnungsbetrag abgezogen, müssen die Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug natürlich entsprechend korrigiert werden. Es ist allerdings nicht erforderlich, berichtigte Rechnungen auszustellen und dem jeweils anderen Unternehmer zu übersenden. Die Korrektur erfolgt also ohne Belegaustausch.

Rechnungen auf Papier sind unproblematisch (§ 14 Abs. 1 UStG). Anders sieht es bei der Rechnungsabwicklung auf elektronischem Weg aus. Diese ist zwar grundsätzlich zugelassen, darf aber nur mit Zustimmung des Empfängers erfolgen. Nach § 14 Abs. 3 UStG muss bei Rechnungen, die auf elektronischem Weg übermittelt werden, zudem die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein, und zwar durch
• eine qualifizierte elektronische Signatur oder
• eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder
• durch elektronischen Datenaustausch, wenn in der Vereinbarung über den Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.
Elektronische Rechnungen, die diese Voraussetzungen erfüllen, können per E-Mail, mittels einer anderen Form der Datenfernübertragung oder auch durch die Übersendung maschinell lesbarer Datenträger wie einer CD-ROM dem Empfänger zugestellt werden. Damit die elektronische Rechnung steuerlich anerkannt wird, ist die Signatur jederzeit nachprüfbar zu sichern. Das wiederum setzt umfangreiche Datensicherungen voraus, die dem Finanzamt gegebenenfalls insgesamt nachzuweisen sind. Fazit: Für viele Unternehmen stellt die elektronische Abrechnung derzeit keine brauchbare Alternative dar, weil der Aufwand noch zu hoch ist.

Auch die Übermittlung per Fax ist eine digitale Übermittlung. Nach BMF-Schreiben vom 29.1.2004 (Az. IV B 7 – S 7280 – 19/04) ist eine Übersendung per Fax nur zulässig, wenn
• die Übertragung von Standard-Fax zu Standard-Fax erfolgt,
• der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahrt und auch
• der Rechnungsempfänger die eingehende Fax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt.

Bei allen anderen Formen der Fax-Übertragung, etwa wenn Computer-Fax/Fax-Server oder E-Mail-Programme im Spiel sind, ist wieder eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten. Allerdings: Eine Fax-Rechnung mit einer solchen qualifizierten elektronischen Signatur zu übermitteln, ist bei den Standard-Fax-Geräten derzeit in der Regel technisch nicht möglich.

Und selbst wenn sichergestellt ist, dass eine Rechnung von einem Standard-Fax auf einem Standard-Fax empfangen wurde, ist der Vorsteuerabzug beim Empfänger nur dann möglich, wenn auch der Rechnungsaussteller einen Ausdruck der Rechnung in Papierform aufbewahrt. Das ist eine Voraussetzung, welcher der Empfänger in aller Regel selbst weder erfüllen noch kontrollieren kann.

Unser Hinweis: Es ist noch risikoreich, Fax-Rechnungen zu akzeptieren. Solange sich die qualifizierte elektronische Signatur noch nicht flächendeckend durchgesetzt hat, ist es besser, darauf zu bestehen, Rechnungen auf dem Postweg zu erhalten.

Keinesfalls dürfen Sie fehlende Angaben selbst ergänzen oder Angaben verändern, streichen oder überkleben, um den Vorsteuerabzug zu erreichen. Ein solchs Vorgehen stellt strafrechtlich eine Fälschung von für Besteuerungszwecke grundlegende Urkunde dar und wird als solche gerichtlich verfolgt.

Daher unser Ratschlag: Lassen Sie nur vom Rechnungsaussteller fehlende Angaben ergänzen !

Mit freundlichen Grüssen

Heinz Höller und Walburga Trusch / Steuerberater