Information über Umfang und Dauer der Aufbewahrungspflichten

Sehr geehrte Damen und Herren,

gewerbetreibende Kaufleute und Land- und Forstwirte sind schon seit Jahren gemäß § 257 HGB verpflichtet Geschäftsunterlagen aufzubewahren. Die Dauer dieser Aufbewahrungsfrist beträgt im Regelfall 10 Jahre. Es ist jedoch zu beachten, dass dieser 10-Jahres-Zeitraum erst am 31.12. desjenigen Jahres beginnt, für das ein Steuerbescheid endgültig festgestellt wird. Bei Streitigkeiten mit dem Finanzamt und laufenden Einspruchsverfahren kann daher diese 10-Jahres-Frist sich um einige Jahre verlängern, es kommt jedoch immer auf den Einzelfall an.

Nach den Vorschriften des Einkommensteuerrechts waren Steuerpflichtige die Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, aus Gewerbebetrieb und selbstständiger Arbeit hatten, auch nach diesen Vorschriften zur entsprechenden Aufbewahrung von Unterlagen verpflichtet. Seit dem 01.08.2009 wurde diese steuerliche Aufbewahrungspflicht auf zwei weitere Personenkreise erweitert:

a. Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte erzielen (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Einkünfte aus Kapitalvermögen, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte im Sinne des § 22 EStG) und bei denen die Summe der positiven Einkünfte (Achtung: nicht der positive Saldo aller steuerpflichtigen Einkünfte !!) mehr als 500.000 € im Jahr beträgt, sind nach der neu gefassten Vorschrift des § 147 AO ebenfalls zur Aufbewahrung der entsprechenden Unterlagen auf die Dauer von sechs Jahren verpflichtet. Diese 6-Jahres-Frist beginnt, wie auch die vorgenannte Aufbewahrungsfrist, mit dem 31.12. desjenigen Jahres, in dem ein Steuerbescheid für das entsprechende Jahr endgültig festgestellt wird. Auch hier kann sich durch laufende Einspruchsverfahren usw. diese Aufbewahrungsfrist verlängern.
b. Der zweite Personenkreis, der von dieser neuen Aufbewahrungsfrist betroffen ist, sind Steuerpflichtige, bei denen objektiv erkennbare Anzeichen dafür bestehen, dass Geschäftsbeziehungen zu einem Finanztinstitut in sogenannten Steueroasen bestehen. Unterlagen über ausländische Überschusseinkünfte und Werbungskosten sind ebenfalls sechs Jahre aufzubewahren.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass bei Personen, die solch hohe positive Einkünfte haben, die abgegebenen Erklärungen regelmäßig vom Finanzamt einer internen Geldverkehrsrechnung unterworfen werden. Hier soll ermittelt werden, was mit den Netto-Einkünften geschehen ist welche erzielt wurden. Der Generalverdacht lautet, dass diese Einkünfte nicht alle privat für den Lebensunterhalt verbraucht wurden, sondern irgendwo zinswirksam angelegt wurden und diese Zinseinkünfte dann dem Finanzamt nicht mitgeteilt wurden.

Aus diesem Grund und aufgrund entsprechender Erfahrungen in der Vergangenheit raten wir dazu, auch persönliche Unterlagen über größere private Ausgaben und Investitionen ebenfalls mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Damit kann belegt werden, dass diese Beträge konsumiert wurden und nicht zinswirksam irgendwo heimlich angelegt wurden.

Sollten in dieser Angelegenheit Rückfragen bestehen, bitte ich Sie sich mit dem Unterzeichner in Verbindung zu setzen.

Mit freundlichen Grüßen

Steuerberater